影子 IT会给企业带来多方面的损失— 从使组织更容易受到数据泄露的影响，到处理员工费用报告所需的时间。将影子 IT 从黑暗中带出来并发现整个公司正在使用的所有 SaaS 应用程序，可让组织合理化和优化其技术堆栈，从而实现成本节约和效率提高。
虽然有很多方法可以发现 SaaS 应用程序，但财务发现占据主导地位。在 Zylo 的旗舰行业活动 SaaSMe 2023 期间，Momentive 技术类别经理 Jon Alves 讨论了体验管理公司和 SurveyMonkey 的制造商 Momentive 如何利用财务数据作为指导力量，在其技术堆栈中创造深度可见性，最终减少 SaaS 支出。
观看下面的会议或继续阅读以了解关键要点
1. 将技术类别管理策略与公司目标相结合
无论您的业务是增长、萎缩还是维持，技术类别管理都应与公司目标保持一致。
“财务发现的核心是为应用程序分配价值，而不仅仅是供应商，”阿尔维斯说。“Zylo 通过类别和功能丰富了这些数据，使您能够创建行动蓝图。结合使用数据和财务数据，您可以看到您的工具在哪些方面具有价值，哪些方面还有改进的空间。”
在 Zylo 之前，Momentive 使用动态电子表格来跟踪 Saas。
“没有自动化，每个类别经理都会更新自己的交易，”阿尔维斯说。“如果我们在更新表格后有额外的时间，我们会使用手动筛选和排序来弄清楚我们的续约渠道实际上是什么样的。通常这是及时的，很少给我们足够的时间来对[续约]交易产生真正的影响。”
通过 Zylo 的财务发现，Momentive 将电话营销数据精力从更新专栏和挖掘电子表格中的信息转移到采取产生结果的果断行动。
“我们看到的第一个变化是从被动到主动的态度，”阿尔维斯说。“我们启用了战略类别管理，并提前规划续约，并适当优先考虑新解决方案。这里期以来被誉为“带领我们度关键成果是促进续约尽职调查。”
2. 合理分配努力和资源以取得成果
积极主动地与技术支出合作使 Momentive 实现了负责任的增长。
“这以持续优化的理念为中心，”阿尔维斯说。“这个周期可以根据您公司的发展情况进行修改。对于 Momentive 来说，我们已经转向负责任的支出。”
Momentive 的优化周期如下：
- 识别冗余：提供有关哪些解决方案适合合并或终止的见解。
- 燃料合理化：决策阶段，在此阶段，公司合理化努力和资源分配以标准化和集中化其应用程序。
- 利用规模经济：与合作伙伴全部 100协商更好的交易。
有了数据，公司就可以随着业务需求的出现而调整，合理化努力和资源分配，从而提高投资回报率。
“当您在 SaaS 支出中发现机会时，您就有财务数据来提出有说服力且数据驱动的选项，这些选项将产生影响，”Alves 说。“付诸行动：考虑整合五个应用程序，每个应用程序的年度合同价值为 10,000 美元，或一个 ACV 为 50,000 美元的工具。它们都会产生相同的结果，但做一个或五个可能需要更大的努力。因此，您可以相应地对它们进行优先排序。”
3. 衡量影响并分享成果
最后，衡量您的影响并与您的业务领导分享结果。通过财务发现，Momentive 找到了节约机会，制定了续约策略，并有足够的空间来寻找替代方案，并最大化了当前投资。
阿尔维斯说：“这可能是获得储蓄和完成 SaaS 财务发现最令人兴奋的部分。”
成为你的技术栈专家
总而言之，财务发现可帮助企业将其技术类别管理策略与公司目标相结合，找到 SaaS 支出中的节省机会，并最终从更明智的角度开展运营。
“我们将在知情和授权的情况下进行续约讨论、每月领导层同步以及为年度投资组合评估做准备，”阿尔维斯说。“有了这些数据，我们就可以与利益相关者、业务合作伙伴和高管建立更好的关系，并真正成为我们技术堆栈的专家。”